ที่ปรึกษาไอที ช่วยอะไรได้จริง จ้างตอนไหนคุ้ม

คำว่าที่ปรึกษาไอที หรือ IT consultant ในผลค้นหาไทยถูกใช้กับงาน 2 แบบที่คนละราคาและคนละงาน แบบแรกคือคนดูแลคอมพิวเตอร์และเน็ตเวิร์กรายเดือน ผู้ให้บริการบางรายประกาศราคาเริ่มราว 3,000 บาทต่อเดือนสำหรับออฟฟิศเล็ก แบบที่สองคือคนช่วยตัดสินใจก่อนลงทุนระบบซอฟต์แวร์ คิดเป็นรายวันหรือรายโครงการ บทความนี้พูดถึงแบบที่สอง

ที่ปรึกษาไอทีทำอะไรให้ธุรกิจจริงๆ

หน้าที่ของ IT consultant ที่ธุรกิจขนาดกลางและเล็กใช้บ่อยที่สุด และเป็นเรื่องที่บทความนี้โฟกัส คือช่วยตัดสินใจเรื่องเทคโนโลยีที่ผิดแล้วแพง ก่อนจ่ายเงินก้อนใหญ่ เช่น เลือกว่าซื้อสำเร็จรูปหรือสั่งทำ ตรวจว่าระบบเดิมมีปัญหาที่ไหน หรือวางลำดับว่าโครงการไอที 3 เรื่องควรทำอะไรก่อน

สิ่งที่ที่ปรึกษาไม่ใช่ คือคนซ่อมคอม คนติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ หรือคนเขียนโค้ด ผลค้นหาคำว่าจ้างที่ปรึกษา IT ในไทยปนกันทั้ง 2 แบบ ประกาศบนแพลตฟอร์มฟรีแลนซ์ที่เริ่มต้น 500 บาทระบุขอบเขตเป็นงานเซิร์ฟเวอร์ เน็ตเวิร์ก และคอมพิวเตอร์ ส่วนบริษัทที่คิดเป็นรายวันหรือรายโครงการคืองานตัดสินใจ เทียบราคาข้ามฝั่งจะสับสนตั้งแต่ต้น

3 สถานการณ์ที่จ้างที่ปรึกษาไอทีแล้วคุ้ม

1. กำลังจะจ่ายเงินก้อนใหญ่แต่ยังเลือกทางไม่ได้ เช่น ระบบหลังบ้านที่ต้องใช้ไปอีก 5 ปี มีทางเลือกทั้งสำเร็จรูปรายเดือน สั่งทำใหม่ และของกลางที่ปรับแต่งได้ ค่าที่ปรึกษาไม่กี่วันคือสิ่งที่จ่ายเพื่อลดโอกาสเลือกผิดแล้วต้องย้ายระบบกลางทาง ซึ่งมีทั้งค่าทำใหม่และเวลาที่ทีมต้องเรียนรู้ซ้ำ เรื่องนี้เราเขียนไว้ในซอฟต์แวร์สำเร็จรูปกับสั่งทำ เลือกยังไง

2. มีใบเสนอราคาหลายเจ้าที่เทียบกันไม่ได้ ราคาต่างกันหลายเท่าสำหรับสิ่งที่ฟังดูเหมือนกัน งานของที่ปรึกษาตรงนี้คือแปลใบเสนอราคาเป็นภาษาเดียวกัน บอกว่าเจ้าไหนตัดอะไรออกไป และราคาไหนแพงเพราะขอบเขตหรือแพงเพราะไม่มีเหตุผล เงื่อนไขเดียวคือคนแปลต้องไม่มีส่วนได้เสียกับเจ้าที่เสนอ

3. ระบบเดิมมีปัญหาแต่ไม่มีใครบอกต้นเหตุได้ ระบบช้า ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือทีมพัฒนาเดิมหายไปพร้อมความรู้ทั้งหมด งานนี้คือตรวจสถาปัตยกรรมและโค้ดที่มีอยู่ เพื่อตอบว่าควรซ่อม เขียนใหม่ หรืออยู่กับมันต่อแล้วค่อยเปลี่ยน

3 แบบที่ไม่ต้องจ้างที่ปรึกษา จ้างทีมพัฒนาเลยดีกว่า

• โจทย์ชัดและเทคโนโลยีเลือกแล้ว ทีมพัฒนาหลายเจ้ารวมการออกแบบระบบเบื้องต้นไว้ในขอบเขตงาน ถามให้ชัดว่าเจ้าที่คุยอยู่รวมไหม ถ้ารวม การเพิ่มที่ปรึกษาอีกชั้นคือจ่ายซ้ำ
• งบทั้งโครงการเล็ก จนค่าที่ปรึกษากินสัดส่วนมากเกินไป ใช้เวลาคุยฟรีกับผู้รับจ้าง 2-3 เจ้าแทน แล้วเทียบสิ่งที่แต่ละเจ้าถามคุณกลับมา
• ปัญหาคือเครื่องและเน็ตเวิร์ก คอมพัง เน็ตล่ม เมลใช้ไม่ได้ นี่คืองาน IT support รายเดือน

ของ 3 อย่างที่ต้องได้กลับมาก่อนจ่ายเงิน

ที่ปรึกษาที่ทำงานจริงส่งมอบเป็นเอกสาร ตกลงก่อนเซ็นว่าจะได้ 3 อย่างนี้

1. สรุปโจทย์และขอบเขต ที่เขียนด้วยภาษาธุรกิจ อ่านแล้วรู้ว่าระบบต้องทำอะไร และไม่ต้องทำอะไร เอาไปขอราคาจากผู้รับจ้างได้ทันที
2. ทางเลือกพร้อมงบประมาณ อย่างน้อย 2 ทาง แต่ละทางมีข้อดี ข้อเสีย ค่าใช้จ่ายตั้งต้น และค่าใช้จ่ายรายปี ไม่ใช่ทางเดียวที่บังเอิญตรงกับของที่ที่ปรึกษาขาย
3. คำตัดสิน ว่าควรเลือกทางไหนเพราะอะไร เอกสารที่ไม่มีคำตัดสินพร้อมเหตุผลใช้ตัดสินใจไม่ได้ เท่ากับยังไม่ได้ของ

ที่ปรึกษาที่ดีทำให้คุณจ่ายน้อยลงในขั้นถัดไป ที่ปรึกษาที่แย่ทำให้ขั้นถัดไปเป็นของที่เขาขาย

2 คำถามที่ต้องถามก่อนจ้าง

ถาม 2 คำถามนี้ในการคุยครั้งแรก คำถามแรก ถ้าคำแนะนำคือไม่ต้องทำอะไรเลย คุณยังได้ค่าจ้างเท่าเดิมไหม คำถามนี้เผยว่าที่ปรึกษามีแรงจูงใจให้เสนอโปรเจกต์ต่อหรือไม่ คำถามที่สอง คุณขายซอฟต์แวร์หรือรับพัฒนาเองด้วยไหม ถ้าใช่ ให้แยกสัญญาที่ปรึกษาออกจากงานพัฒนา และขอสิทธิ์เอาผลไปให้เจ้าอื่นเสนอราคาได้

เราเองรับทั้งให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ จึงใช้กติกานี้กับตัวเอง คุยรอบแรกฟรี ไม่มีข้อผูกมัด ผลการตรวจและทางเลือกเป็นของลูกค้า จะเอาไปให้ใครทำต่อก็ได้

เริ่มยังไงถ้าคิดว่าน่าจะต้องจ้าง

ก่อนทักที่ปรึกษาคนแรก เขียน 3 บรรทัดนี้ให้ได้ก่อน

• ปัญหาที่เป็นเงิน เช่น ทีมบัญชีเสียเวลากี่ชั่วโมงต่อเดือนกับการกรอกข้อมูลซ้ำ หรือลูกค้าหายไปเท่าไหร่เพราะระบบสั่งซื้อล่ม ใส่ตัวเลขของคุณเอง
• สิ่งที่ลองมาแล้ว ซอฟต์แวร์ที่ทดลอง ผู้รับจ้างที่คุยแล้ว และเหตุผลที่ยังไม่ตัดสินใจ
• เส้นตาย วันที่ต้องมีระบบใช้จริง และงบที่ยอมจ่ายได้สูงสุด

3 บรรทัดนี้ทำให้การคุยครั้งแรกตรงประเด็น และบอกได้ทันทีว่าคนตรงหน้าฟังโจทย์หรือรีบขาย ถ้าอยากให้เราช่วยตรวจโจทย์ก่อน ดูขอบเขตงานที่ IT Consulting คุยรอบแรกฟรี ไม่มีข้อผูกมัด