ถ้าเอกสารของคุณเป็นงานธุรกิจทั่วไป คุณเริ่มใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เองวันนี้โดยไม่ต้องจ้างที่ปรึกษา digital signature และหลายเคสเริ่มได้ด้วยของฟรี สิ่งที่ทำให้คนหลงทางไม่ใช่เทคโนโลยี แต่คือการไม่รู้ว่าลายเซ็นมีหลายระดับ แล้วเผลอซื้อของแพงสุดหรือใช้ของอ่อนสุดกับเอกสารผิดประเภท บทความนี้กางบันได 3 ระดับ จับคู่เอกสารกับระดับ และชี้จุดที่ควรหาคนช่วยจริงๆ เขียนจากมุมผู้วางระบบ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มี 3 ระดับ อย่าเพิ่งซื้ออะไรก่อนรู้ระดับ
ตามกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ ETDA สรุปไว้ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบ่งเป็น 3 ระดับ
- ระดับทั่วไป ตามมาตรา 9 พิมพ์ชื่อหรือแปะรูปลายเซ็นในเอกสาร ทำได้ทันทีด้วยเครื่องมือใส่ลายเซ็นแบบฟรี
- ระดับเชื่อถือได้ ตามมาตรา 26 ใช้การเข้ารหัสผูกกับตัวผู้เซ็น และตรวจได้ว่าเอกสารถูกแก้หลังเซ็นหรือเปล่า
- ระดับใบรับรอง ตามมาตรา 28 มีผู้ให้บริการออกใบรับรองที่เรียกกันว่า CA มายืนยันตัวตนอีกชั้น ใช้กับงานที่กำหนดมาตรฐานสูง
ทุกระดับมีผลทางกฎหมายเป็นหลักทั่วไป แต่มีผลทางกฎหมายไม่ได้แปลว่าพิสูจน์ง่ายเท่ากัน และบางธุรกรรมมีกฎเฉพาะกำหนดระดับไว้ คำถาม "ใช้แบบไหนดี" จึงตอบไม่ได้ถ้ายังไม่รู้ว่าเอกสารอะไร
จับคู่เอกสารกับระดับ แล้วจะรู้เองว่าของฟรีพอไหม
ความเสี่ยงในที่นี้วัดจาก 3 อย่าง คือมูลค่าเงินที่ผูกอยู่ ระยะเวลาผูกพัน และโอกาสเกิดข้อพิพาท เอกสารภายในและเอกสารความเสี่ยงต่ำ อย่างใบเสนอราคา บันทึกอนุมัติภายใน ใช้ระดับทั่วไปได้เลยด้วยเครื่องมือฟรีอย่าง Smallpdf หรือ iLovePDF ชื่อเครื่องมือไม่ได้กำหนดระดับทางกฎหมาย ตัวกำหนดคือวิธียืนยันตัวตนและการเก็บหลักฐาน สัญญาที่มีมูลค่าหรือผูกพันยาว ควรขยับไประดับเชื่อถือได้ เพราะจุดที่เจ็บจริงคือวันมีข้อพิพาทแล้วพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเซ็นและเอกสารโดนแก้ไหม ส่วนใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่หน่วยงานหรือคู่ค้ากำหนดระดับไว้ ต้องใช้ระดับใบรับรองตามที่งานนั้นระบุ
ข้อยกเว้นที่ช่วยรายเล็กเซฟเงินคือระบบ e-Tax Invoice by Email ของสรรพากรกับ ETDA ที่ให้ธุรกิจรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปีส่งใบกำกับผ่านอีเมลแบบประทับเวลา โดยไม่ต้องถือใบรับรองเอง เช็คเกณฑ์ล่าสุดก่อนสมัคร ทั้งหมดนี้คือจุดตั้งต้นในการประเมิน ไม่ใช่กติกาตายตัว ถ้างานของคุณมีข้อกำหนดเฉพาะ ให้ยึดข้อกำหนดนั้นก่อนเสมอ
เอกสารความเสี่ยงต่ำเริ่มด้วยของฟรีได้วันนี้ เอกสารความเสี่ยงสูงค่อยจ่ายให้ถูกระดับ
ทางเลือกเชิงระบบ ซื้อแพลตฟอร์ม หรือฝังเข้าระบบงานเดิม
แพลตฟอร์มเซ็นเอกสารสำเร็จรูป ทั้งเจ้าสากลอย่าง DocuSign และเจ้าไทยหลายราย เริ่มเร็วที่สุด สมัครวันนี้ใช้ได้วันนี้ เหมาะกับงานเซ็นที่จบในตัว แต่ธุรกิจจำนวนหนึ่งปัญหาจริงไม่ใช่ตัวลายเซ็น มันคือเอกสารที่วนขออนุมัติหลายขั้นก่อนถึงมือคนเซ็น แบบนั้นการฝังลายเซ็นเข้าไปเป็นขั้นสุดท้ายของระบบอนุมัติเอกสารจะแก้ตั้งแต่ต้นทางถึงจุดเซ็นในรอบเดียว ฝั่งราคา ระดับทั่วไปเริ่มที่ 0 บาท แพลตฟอร์มคิดรายเดือนหรือตามจำนวนเอกสาร ต่างกันตามระดับและฟีเจอร์ ก่อนซื้อให้เทียบที่ระดับที่เอกสารคุณต้องใช้จริง ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่หน้าเว็บโชว์
4 สัญญาณว่าควรมีที่ปรึกษา digital signature และเมื่อไหร่ทำเองได้
ทำเองได้เลยถ้าเอกสารของคุณความเสี่ยงต่ำ ปริมาณไม่มาก และจบได้ด้วยแพลตฟอร์มสำเร็จรูปในระดับทั่วไปหรือระดับเชื่อถือได้ งานแบบนี้เสียเวลาเลือกเครื่องมือมากกว่าใช้งานจริง ควรหาคนช่วยเมื่อเข้าเงื่อนไขแบบนี้:
- ต้องออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
- ต้องเชื่อมการเซ็นเข้ากับระบบที่มีอยู่หลายตัว
- มีข้อกำหนดตรวจสอบย้อนหลังจากคู่ค้าหรือผู้ตรวจบัญชี
- อยากรื้อเส้นทางเอกสารทั้งกระบวนการ ตั้งแต่ต้นทางจนถึงจุดเซ็น
และที่ปรึกษาที่ดีต้องกล้าบอกว่างานของคุณไม่ต้องจ้างต่อ เมื่อดูแล้วแพลตฟอร์มสำเร็จรูปก็จบ
เริ่มยังไงวันนี้ โดยยังไม่ต้องจ่ายใคร
ลิสต์เอกสารที่ธุรกิจคุณเซ็นบ่อยสุดมา 5 ประเภท ติดป้ายว่าแต่ละตัวความเสี่ยงต่ำหรือสูง ตัวความเสี่ยงต่ำเริ่มใช้ระดับทั่วไปได้ทันทีวันนี้ ตัวความเสี่ยงสูงเช็คกับคู่ค้าหรือฝ่ายบัญชีว่ามีข้อกำหนดระดับไหม ถ้าไม่มีข้อกำหนดเฉพาะ ใช้ 3 ปัจจัยความเสี่ยงข้างบนตัดสิน แค่นี้ก็รู้แล้วว่าต้องซื้ออะไรจริงบ้าง และถ้าดูแล้วปัญหาของคุณคือเส้นทางเอกสารทั้งเส้นที่พันหลายแผนก คุยกับทีม Workflow Automation ของเราได้ คุยรอบแรกฟรี และถ้างานคุณแค่แพลตฟอร์มสำเร็จรูปก็พอ เราบอกตามนั้น
คำถามที่พบบ่อย
แปะรูปลายเซ็นในเอกสารมีผลทางกฎหมายไหม
มีครับ ถือเป็นลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป แต่จุดอ่อนอยู่ตอนมีข้อพิพาท เพราะต้องหาหลักฐานอื่นมาประกอบว่าใครเป็นคนเซ็นจริงและเอกสารไม่ถูกแก้ เอกสารความเสี่ยงต่ำใช้ได้สบาย เอกสารความเสี่ยงสูงควรขยับไประดับที่ยืนยันตัวตนและตรวจการแก้ไขได้
ต้องมีใบรับรองจาก CA ไหม
ส่วนใหญ่ไม่ต้องครับ ใบรับรองจำเป็นเมื่องานกำหนดมา เช่น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือเอกสารที่หน่วยงานและคู่ค้าระบุระดับความน่าเชื่อถือไว้ เอกสารธุรกิจทั่วไปใช้ระดับทั่วไปหรือระดับเชื่อถือได้ก็เพียงพอ อย่าเริ่มจากการซื้อของระดับสูงสุดโดยยังไม่รู้ว่าเอกสารตัวเองต้องการแค่ไหน
e-Signature กับ Digital Signature ต่างกันยังไง
เป็นเรื่องเดียวกันคนละชั้นครับ ตามแนวทาง ETDA แล้ว digital signature คือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบที่ใช้การเข้ารหัส และเมื่อมีใบรับรองยืนยันตัวตนด้วยก็เป็นชั้นความน่าเชื่อถือสูงสุด ไม่ใช่ของคนละสายพันธุ์ คำถามที่ถูกกว่าคือเอกสารของคุณต้องการชั้นไหน
ระบบ digital signature ราคาเท่าไหร่
ถ้าเอกสารของคุณใช้ระดับทั่วไปได้ เริ่มที่ 0 บาทครับ ด้วยเครื่องมือใส่ลายเซ็นฟรี ส่วนแพลตฟอร์มเซ็นเอกสารคิดราคาเป็นรายเดือนหรือตามจำนวนเอกสาร ต่างกันตามระดับความน่าเชื่อถือและฟีเจอร์ ก่อนดูราคาให้ตอบก่อนว่าเอกสารของคุณต้องระดับไหน แล้วเทียบเฉพาะเจ้าที่ให้ระดับนั้น
